Speurneus

BRON: DE ZAAK, juli 2006

Op pad met de bedrijfsrechercheur

Ze lijken weggelopen uit een avonturenroman; de speurneuzen die ’s avonds stiekem in uw administratie snuffelen en vanuit geblindeerde busjes naar uw werknemers gluren. Maar met een spannend jongensboek heeft het allemaal niets van doen. De Zaak ging een dag op pad met een bedrijfsrechercheur op zoek naar diefstal, fraude en bedrog.

Dinsdagmorgen half zes. De observant van Hoffmann Bedrijfsrecherche parkeert zijn auto onopvallend langs de kant van de weg. Door het raam ziet hij het huis van een man, die zich deze maand voor de zoveelste keer heeft ziek gemeld bij bedrijf X.
Hij houdt het huis nauwlettend in de gaten, de hele dag, en noteert alles wat er gebeurt. Soms staat hij er drie dagen, soms ook vijf. Acht tot tien uur in de auto. En kijken, blijven kijken. ‘Het is een vak apart’, zegt hij. ‘Je moet er voor geboren zijn.’
Een observatie, zoals deze werkwijze in recherchejargon heet, is een veelgebruikte manier om na te gaan of een werknemer de kluit belazert en of bijvoorbeeld tijdens kantoortijd bijklust. Maar het kan natuurlijk ook anders. Een bedrijfsrechercheur kan verborgen camera’s installeren, digitaal sporenonderzoek doen, aparte software installeren om alle aanslagen van een toetsenbord vast te leggen, hij kan het verleden van uw personeel onderzoeken en hij kan net doen alsof hij een klant is om verdachte medewerkers in de val laten lopen.
Aan mogelijkheden geen gebrek. De vraag is alleen: hoe ver wilt u gaan? Wanneer loont het de moeite? Maar ook: wat komt er allemaal bij kijken?

Een tikkende tijdbom
Hoffmann Bedrijfsrecherche is met 75 medewerkers het grootste particuliere recherchebureau van het land. Ze hebben daar in Almere over gebrek aan werk niets te klagen. Fraude met declaraties, ordinaire diefstal uit magazijnen, bedrijfsspionage, kilometerfraude, internetgebruik voor privé-doeleinden: het bedrijfsleven wordt jaarlijks voor drie miljard euro benadeeld. Omgerekend komt niet minder dan zes procent van de bedrijfswinsten door malversaties in de verkeerde zakken terecht.
Voordat u schichtig om u heen gaat kijken: het is op de gemiddelde werkvloer beslist geen roversbende. Grofweg tachtig procent van de werknemers is te vertrouwen, zegt Jos Meekel, projectmanager bij Hoffmann. Daarnaast is nog eens tien procent van uw personeel in de regel uitgesproken loyaal en heeft u ook van hen niets te vrezen.
Het probleem zit ‘m, legt Meekel uit, in de resterende tien procent. Meekel: ‘Het gaat te ver om te zeggen dat die mensen stuk voor stuk een tikkende tijdbom zijn. Maar meestal zie je dat van die groep ongeveer de helft daadwerkelijk de fout ingaat. Statistisch gesproken kun je zeggen dat één op de twintig medewerkers de boel benadeelt. Je hoeft daarvan heus niet paranoïde te worden, maar er is dus niks mis met een gezonde dosis wantrouwen.” ’

Persoonlijke keuze
Wat is erg en wat niet? En wanneer schakelt u een bedrijfsrechercheur in? Het is altijd een persoonlijke keuze, vindt Meekel. Want sommigen vinden het best wanneer het personeel af en toe een handvol theezakjes meeneemt uit de kantine. Anderen vinden juist dat ze er met hun tengels van moeten afblijven.
Meekel: ‘Cruciaal is de bedrijfsleiding. Die bepaalt of iets moet worden aangepakt of niet. Neem een snackbar, waar iedere avond 100 euro uit de gokkast verdwijnt. Een klein bedrag, maar van levensbelang voor zo’n zaak. Wanneer ons onderzoek eenmaal is verricht, dan nog moet de baas beslissen wat hij ermee doet. We maken mee dat we bewijzen vinden, maar dat de directeur zegt: laat maar, de verdachte meldt zich vaak ten onrechte ziek en werkt intussen voor zichzelf, maar op die andere dagen werkt hij twee keer zo hard als de rest en het is een ontzettend goede verkoper, dus die wil ik echt niet kwijt. Die afweging moet een bedrijf natuurlijk zelf maken.’
Wanneer uw bedrijf door fraude of diefstal substantiële bedragen dreigt te verliezen, dan ligt de keuze voor een bedrijfsrechercheur al gauw voor de hand. Zoals bij een bedrijf in Amsterdam, waar iedere nacht – ondanks alarmsystemen - tientallen laptops uit het magazijn verdwenen. Uiteindelijk betrapten camera’s van Hoffmann een beveiligingsmedewerker.

Verschillende methoden
Het inschakelen van een bedrijfsrechercheur kan flinke gevolgen hebben voor uw bedrijf, afhankelijk van het type opsporingsonderzoek waar u voor kiest. In de eerste plaats moet u rekening houden met de strikte regels die er zijn om de privacy van uw personeel te beschermen. Wanneer bijvoorbeeld camera’s worden geplaatst of het surfgedrag van uw medewerkers wordt geregistreerd, dan moeten uw medewerkers daarvan vooraf op de hoogte worden gesteld. De middelen mogen slechts voor een bepaalde tijd worden ingezet.
Ook iets om rekening mee te houden: de medewerkers naar wie onderzoek is ingesteld, worden altijd op de hoogte gesteld. Achteraf weliswaar, maar toch. De gerenommeerde bureaus hebben dat afgesproken in een branchecode. Wanneer een bureau wordt ingeschakeld, wordt de verdenking bij de betrokkene dus altijd bekend.
Meekel: ‘Vaak maken we meteen duidelijk wat we komen doen. Wanneer bijvoorbeeld gekozen wordt voor een informatief onderzoek en we gesprekken voeren met alle medewerkers. Dat gebeurt open en bloot. Geen probleem, want nogmaals: de meeste mensen zijn loyaal aan het bedrijf en willen de misstanden graag de wereld uit helpen. ’

Wel of niet aangifte doen?
Heeft de rechercheur eenmaal bewijzen verzameld, dan rijst de vraag: wat nu? Welke sancties komen er voor de werknemer? En wanneer moet het bedrijf ermee naar de politie lopen?
Meekel: ‘Ook dat beslist de opdrachtgever helemaal zelf. Wij onderzoeken en doen verder niets. Als het om de politie gaat hoeven wij bij wijze van spreken alleen aangifte te doen als de staatsveiligheid in het geding is. Die burgerplicht geldt voor iedereen.’
Bedrijfsrechercheurs adviseren hun opdrachtgever wel vaak om naar de politie te stappen. Maar zoiets kost soms veel tijd en het is aan het bedrijf om te beslissen of het de moeite loont.
Meekel: ‘Er is zijn uitzonderingen. Wanneer we bijvoorbeeld kinderporno vinden op de computers, dan melden wij dat bij justitie. Dat is een morele plicht. En als tijdens een onderzoek een wapen wordt aangetroffen, dan stellen we de politie daarvan op de hoogte.’

Tips en trucs
Het is uiteraard altijd beter om te proberen fraude en diefstal bij uw bedrijf te voorkomen. Een waterdichte vesting kunt u van uw bedrijf niet maken, maar er zijn wel trucs om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.
Dat begint al bij het uitkiezen van het personeel. Bedrijfsrechercheurs kunnen een antecedentenonderzoek doen. Ze hebben geen lijntje met justitie en weten dus niet of iemand een strafblad heeft. Maar ze kunnen wel onderzoeken of een sollicitant goed staat aangeschreven en een brandschoon werkverleden heeft.
Een andere belangrijke tip: laat u wat vaker zien op de werkvloer, op onverwachte momenten. Jos Meekel geeft een voorbeeld: ‘Een banketbakker mistte wel eens een taart. Hij had geen idee wie er met zijn vingers aan zijn spullen zat. Meestal kwam hij rond negen uur zijn zaak binnen, maar op een ochtend ging hij een halfuurtje vroeger. Hij betrapte een chauffeur, die nog snel een moorkop probeerde weg te werken. Het is heel simpel, maar effectief. Mensen worden alerter. En het kost helemaal niks.’
Een andere tip: neem de signalen uit uw bedrijf serieus. Veel leidinggevenden zijn geneigd ervoor weg te lopen. Bijvoorbeeld omdat de verdachte persoon belangrijk is voor het bedrijf. Of omdat ze denken dat het maar om klein vergrijp gaat door iemand, die binnenkort toch met pensioen gaat.
Meekel: ‘Er bestaat de neiging de boel te onderschatten. Maar zodra iemand bij je aanklopt, dan steekt hij zijn hoofd boven het maaiveld uit en dat doet hij niet zomaar. Dan moet je jouw verantwoordelijkheid als werkgever nemen. Dat is waar je voor bent, dat is de kern van de zaak.’

Cultuurverandering
En daarmee legt Meekel de vinger op de gevoelige plek. Veel bedrijven investeren flinke bedragen in beveiliging (sleutelgebruik, pasjes, camera’s), maar nemen de controle en de naleving vervolgens niet al te serieus. Dat leidt tot een sfeer waarin het kennelijk niet uitmaakt wat er gebeurt.
Jos Meekel: ‘Het gaat om de cultuur. Geef je mensen teveel vrijheid, dan zullen ze die ook pakken. Natuurlijk moet je personeel kunnen vertrouwen, anders hoef je niet eens aan een bedrijf te beginnen. Maar mensen vergalopperen zich als het te makkelijk wordt gemaakt. Soms doen de bazen er zelf aan mee en geven ze met kleine dingen het verkeerde voorbeeld. Een kuub zand van de bouwplaats voor in de tuin bijvoorbeeld. Dan wordt het helemaal mistig. Maak duidelijk dat het niet kan, dat er scherp wordt gecontroleerd en doe het dan ook. Laat mensen weten dat er op ze wordt gelet.’


Misstanden op de werkvloer: de cijfers.

Door diefstal, verzuimfraude, bedrijfsspionage andere vormen van malversatie verdampt in de particuliere sector jaarlijks naar schatting drie miljard euro.
Hoffmann Bedrijfsrecherche publiceert ieder jaar aan de hand van de eigen ervaringen cijfers, die duidelijk maken waar en door wie bedrijven meestal worden benadeeld. Dit zijn de gegevens uit 2005.

De meeste problemen doen zich voor bij de handelsbedrijven. In 46% van de gevallen worden bedrijfsrechercheurs door ondernemingen in deze sector ingeschakeld. Daarna volgen de industrie (19%), instellingen en diensten (allebei goed voor 13%) en de (semi)overheid (9%)Bij misstanden zijn de daders vooral uit op geld (55%). In 27% van de gevallen gaat het om goederen. Fraude met tijd wordt in 16% van de gevallen aangetroffen. Bij de overige zaken draait het om het stelen van
gegevens (2%).
Mensen geven vaak aan dat ze hun werkgever hebben benadeeld om er financieel beter van te worden. Maar opvallend is het groeiende percentage (van 6% in 2004 naar 13% in 2005) dat aangaf te stelen omdat het zo makkelijk ging.
De daders zijn vooral mannen (79%) met alleen lager onderwijs (46%) of voortgezet onderwijs (50%). Vooral de leeftijdscategorie 36 t/m 45 jaar is hierin goed vertegenwoordigd (36%), gevolgd door de groep in de leeftijd van 26 t/m 35 jaar (25%).
Misstanden komen op elk functieniveau voor. In 2005 behoorden vooral de algemeen medewerkers (14,7%) en de boekhouders (8,4%) tot de onderzochte personen. Maar ook bedrijfsleiders (2,8%) werden soms verdacht.
De meeste bedrijven doen geen antecedentenonderzoek. Slechts bij 3% van de werknemers die tegen de lamp liepen was voor de indiensttreding het verleden van de sollicitant onderzocht.
Van alle daders was bijna de helft (46%) in het bezit van bedrijfssleutels en had zo eenvoudig toegang tot vertrekken met waardevolle goederen.

Website beroepsorganisatie:
www.vpb.nl van de Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties

Lees voor het gebruik…
Een bedrijfsrechercheur inhuren is een serieuze zaak. Een paar zaken waar u vooraf rekening mee moet houden:

1. Werknemers waarnaar u onderzoek laat doen, worden door gerenommeerde bureaus hiervan achteraf altijd op de hoogte gesteld. Ook wanneer u dat liever niet heeft en de kwestie op een andere manier wilt afhandelen.

2. Misstanden hoeven niet aan de politie te worden gemeld. Maar wanneer er bijvoorbeeld kinderporno of wapens worden aangetroffen, maken veel bureaus hiervan evengoed melding bij de politie.

3. Voor het gebruik van (verborgen) camera’s en het onderzoeken van computerbestanden bestaan vanwege de privacy strakke regels. Zo moet uw personeel vooraf weten dat u van plan bent dergelijke middelen te gebruiken. De meeste bureaus hebben hun werkwijze vastgelegd in een branchecode.